Много дел и в очередной раз ничего успели? Казалось бы, все спланировали, но опять не хватает времени. Уборка, готовка, работа, поход в магазин, встреча с друзьями — как справиться со всеми этими задачами, если в сутках всего 24 часа? Есть ли секреты эффективного тайм-менеджмента? Стоит ли покупать ежедневники и планеры или лучше вести электронный дневник? Всего пара лайфхаков помогут вам быть организованнее и эффективнее справляться с поставленными задачами. Ниже объясняем, что для этого нужно.

Почему нам постоянно не хватает времени?

Казалось бы, в очередной раз все спланировали, а в дедлайн все равно не вписались. На это может быть несколько причин. Вероятно вы:

  • не заложили в график дополнительное время на экстренные ситуации. Если вам нужно добраться из точку А в точку Б, вы проверите по навигатору, сколько времени займет путь. Например, 45 минут. Лучше действуйте из соображения, что нужны все 50. Ваш автобус может попасть в пробку, или поезд в метро неожиданно встать. В любой ситуации лучше перестраховаться, чем подвести коллег;

  • много отвлекались на посторонние разговоры и дела;

  • пытались сделать несколько дел одновременно. В итоге, провалили все;

  • слишком много суетитесь и торопитесь. Лишние нервы совсем ни к чему, даже при выполнении экстренной задачи. Во-первых, на это уходит драгоценное время. Во-вторых, вы не концентрируйтесь на выполнении дела;

  • мало отдыхаете. Плохое настроение на работе мешает достижению поставленных целей. Это может быть связано с переработками, плохой атмосферой в коллективе или даже низкой заработной платой. Если вам не нравится ваше дело, лучше уйти, чем мучить себя до конца своих дней. Возможно в чем-то другом вы могли бы работать эффективнее;

  • не можете четко сформулировать задачу. Иногда мы никак не можем приступить к выполнению, так как не понимаем, с какой стороны лучше подступиться. Раздробите задание на несколько небольших частей. Далее присвойте каждой приоритет и постепенно начинайте делать от самой важной к самой незначительной. 

Никогда не хватает времени: как эффективно планировать свой график

Техники для эффективного тайм-менеджмента 

Иногда для того, чтобы тратить меньше времени на выполнение текущих задач, не нужно сокращать их количество. Достаточно уметь правильно расставить приоритеты и следовать нескольким правилам, о которых мы расскажем ниже.

Постоянно сверяйтесь со своими целями

Можно быть прокрастинатором, но при этом четко знать, чего хочешь (кстати, прокрастинация тоже может быть включена в ваш график). Постоянно сверяйтесь с вашим расписанием; думайте, какая задача для вас обладает наибольшим приоритетом, а какая — пустая трата времени. 

Не бойтесь неизвестных задач 

Иногда нам тяжело справиться с новой задачей, так как раньше мы таким не занимались. Это еще не значит, что вы обязательно плохо справитесь. Не паникуйте и просто начните делать. 

Ищите мотивацию

Правильная мотивация — залог успеха. Если вам правда нравится ваша специальность, вы будете в хорошем настроении ходить на работу и инвестировать туда все свои силы. 

Быстрее сделал — быстрее ушел

Не тратьте время на лишние дела: отключите телефон или поставьте блокировку на социальные сети. Не стоит сразу после сна кидаться к смартфону.

Встаньте, соберитесь и уже по дороге на работу ответьте на все сообщения.

Уведомления тоже лучше отключить, чтобы они лишний раз вас не соблазняли. Иногда удивительно, как один человек успевает за пять часов то, на что другие тратят по восемь-десять. 

Научитесь классифицировать задачи 

Разделите листок на четыре квадрата. В верхнем правом углу будут срочные и важные дела. К ним нужно срочно приступить. В верхнем левом углу — важные, но не срочные. Их необходимо занести в свой график. В правом нижнем — срочные и неважные. Подумайте, что из них вам правда нужно, а что можно делегировать другим. И, наконец, в правом нижнем — не срочные и не важные. От них нужно просто избавиться. 

Придерживайтесь пропорции 40 на 60

60% своего времени тратьте на срочные дела, которые не требует отлагательства. Остальные 40% пойдут на экстренные ситуации. При необходимости вы сможете изменить пропорцию, но помните, что в эти 60 не входят социальные сети, кофе и посиделки с коллегами. 

Заведите ежедневник 

Иногда нам кажется, что мы точно помним все, что нужно сделать. На самом деле нет. Потом всплывают неожиданные задачи, о которых вы благополучно забыли. Чтобы такого не было, купите себе ежедневник. Если не любите писать,  заведите себе электронный планер. Заносите туда все свои задачи, ранжируя их по цветам. 

Заполните «щепки времени»

Речь идет о времени, которое у нас остается, пока мы варим макароны, стираем белье, стоим в очереди, пробке или ждем на остановке автобус. Казалось бы, это всего лишь пять-десять минут. На самом деле за это время можно выполнить несколько упражнений (покачать пресс, сделать пару приседаний), поговорить с близкими людьми, протереть пыль, помыть посуду, почитать книгу, заполнить ежедневник и даже выучить иностранный язык. По поводу последнего пункта не удивляйтесь: в ходе ежедневных занятий по пять-десять минут можно учить спряжения глаголов и новые слова.